Comités de suivi

Arrêté du 26 août 2022 modifiant l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat :

Art. 11.

Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s'appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Le comité de suivi individuel du doctorant assure un accompagnement de ce dernier pendant toute la durée du doctorat. Il se réunit obligatoirement avant l’inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu’à la fin du doctorat.

Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes : présentation de l’avancement des travaux et discussions, entretien avec le doctorant sans la direction de thèse, entretien avec la direction de thèse sans le doctorant.

Au cours de l’entretien avec le doctorant, le comité évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Lors de ce même entretien, il est particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, . Il formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien au directeur de l'école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse.

Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. En cas de difficulté, le comité de suivi individuel du doctorant alerte l’école doctorale, qui prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant et au déroulement de son doctorat. En cas d’actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel, ou d’agissements sexistes, l’école doctorale fait un signalement à la cellule d’écoute de l’établissement contre les discriminations et les violences sexuelles dès qu’elle prend connaissance de la situation.

Les modalités de composition, d'organisation et de fonctionnement de ce comité sont proposées par le conseil de l'école doctorale. L’école doctorale veille à ce que dans la mesure du possible, la composition du comité de suivi individuel du doctorant reste constante tout au long de son doctorat. Le comité de suivi individuel du doctorant comprend au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse. Dans la mesure du possible, le comité de suivi individuel du doctorant comprend un membre extérieur à l’établissement. Il comprend également un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant. L'école doctorale veille à ce que le doctorant soit consulté sur la composition de son comité de suivi individuel, avant sa réunion. »

Préambule

Le comité de suivi individuel ne se substitue pas à la direction de recherche. Dans ce sens, les recommandations qu’il formule ne concernent pas le contenu même de la thèse (structure du plan, etc.). Il s’agit plutôt d’un travail de veille sur l’avancement, les difficultés éventuellement rencontrées, l’organisation du travail, tout en stimulant le doctorant à adopter une démarche autoréflexive et une méthode d’autoévaluation. Le comité veille également à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Le comité de suivi est une instance consultative, il ne détermine pas la poursuite ou non de la thèse.

Calendrier

Le comité de suivi doit être défini au plus tard à la fin de la première année d’inscription en thèse, c'est-à-dire à la fin de l'année universitaire en cours.

Il se réunit par la suite une fois par an, entre octobre et avril, toujours avant le mois de mai, de manière à précéder la réinscription pour une année supplémentaire et, le cas échéant, la demande de dérogation (obligatoire pour les étudiants en 3e année et plus).

Composition

Le comité de suivi est composé de deux à trois membres. L’un des membres est proposé par le doctorant ; le deuxième membre est proposé par le directeur de la thèse. Un troisième membre peut être éventuellement sollicité (par le doctorant, par le laboratoire, par le directeur de l’ED).
a) Au moins deux des membres sont chercheurs ou enseignants-chercheurs de rang A ou B, titulaires ou émérites.
b) Au moins un des membres est extérieur à l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne.
Les membres du comité de suivi ne sont pas exclus de la participation au jury de la thèse. En revanche, ils ne peuvent pas être désignés comme rapporteurs.
La composition du comité de suivi est annoncée par écrit au secrétariat de l’ED et au directeur de la thèse par le doctorant lui-même, avant la fin de la première année d'inscription.

Fonctionnement

Le doctorant prend contact avec son comité et fixe une date d’entretien, selon les disponibilités des membres. Il envoie au comité le modèle d’entretien (cf. l’annexe ci-dessous) et la présente note. L’entretien peut se tenir en présentiel (des salles de réunion peuvent être réservées à l'adresse : antoine.scotto@univ-paris1.fr) ou à distance. Chaque entretien dure une vingtaine de minutes environ (ou plus, en fonction des besoins du doctorant) et se déroule selon le schéma suivant : avancement ; difficultés ; formation doctorale et activité du doctorant ; moyens; estimation d’une échéance pour la soutenance ; observations libres du candidat.

Les membres du comité rédigent (pendant ou après le rendez-vous) un compte-rendu d’entretien (selon le modèle attaché en annexe de cette procédure). Ce rapport est signé et adressé au doctorant, au directeur de thèse et à l’ED441 (à l'adresse : clelia.simon-henry@univ-paris1.fr). L’ED441 joint chaque rapport au dossier individuel du doctorant (comportant le projet de thèse, les pièces administratives, le portefolio du parcours doctoral, les demandes de dérogation, etc.)

Cotutelles

La procédure pour les comités de suivi individuel (CSI) pour les doctorant.e.s inscrit.e.s en cotutelle :

Le CSI est facultatif pour les cotutelles, dans le cas où l'autre établissement a déjà mis en place un comité (cela existe dans de nombreux pays).

Ainsi, la question est de savoir si vous bénéficiez déjà d'un comité dans votre université de cotutelle ?

- si oui, votre directeur en fait-il partie ?
a) Si non, il ne faut pas constituer de comité en France, le comité dans le pays partenaire suffit.
b) Si oui, il faut faire un comité en France, dans lequel le directeur ne siège pas.

- si non, il faut faire un comité en France.

Par ailleurs

- Le comité de suivi individuel et le rendez-vous avec la Commission de validation du parcours doctoral pour les étudiants en 3e année (en 2023) sont distincts, mais obligatoires.

Précisions, apportées par les doctorants représentants / janvier 2023

• Ce nouveau comité de suivi de thèse ne concerne que les doctorantes et doctorants qui sont actuellement en première, deuxième et troisième année de thèse (inscrits respectivement à la rentrée de 2020, 2021 et 2022. Ce dispositif concernera naturellement les promotions à venir, 2023, 2024, etc.)
• Il est également important d’avoir à l’esprit que ce comité ne juge pas votre travail et ne détermine pas la poursuite de la thèse. Il permet plutôt d’avoir une expertise supplémentaire et de discuter avec des spécialistes de votre sujet, l’avancement de vos travaux, de votre calendrier prévisionnel, des difficultés qui vous pourriez potentiellement rencontrer, voire des possibles conflits, harcèlement ou discriminations subies. Il faudrait ainsi le percevoir comme une occasion d’effectuer un bilan annuel du déroulement de la thèse.
• Ce comité de suivi doit obligatoirement être constitué d’au moins deux membres : l’un proposé par la directrice ou le directeur, l’autre par la doctorante ou le doctorant. Toutefois un troisième membre optionnel peut également être inclus. Si vous ne savez pas qui choisir comme membre de votre comité, vous pouvez vous tourner vers la direction de l’ED pour conseil (Pascal Rousseau ou Zinaïda Polimenova).
• Les deux membres obligatoires doivent être enseignants-chercheurs : maîtres de conférences, maîtres de conférences HdR, professeurs ou professeurs émérites (c'est-à-dire à la retraite), ou bien, des chercheurs (CNRS, EHESS, etc.) : chargés de recherche, chargés de recherche HdR, directeurs de recherche et directeurs d’étude.
• L’une ou l’un de ces deux membres doit obligatoirement être extérieur à l’université Paris 1 (et donc à l’ED 441)
• Le troisième membre optionnel quant à lui peut être une personne qui n’est pas chercheur ou enseignant-chercheur (une conservatrice ou un conservateur par exemple) ou un docteur, qui n’est pas actuellement en poste.
• Enfin – et c’est un point important – ces deux membres pourront, si vous le souhaitez, faire partie de votre jury de soutenance de thèse, mais ne pourrons toutefois pas être pré-rapporteurs (les pré-rapporteurs lisent votre thèse une fois terminée et rédigent un pré-rapport autorisant ou non votre soutenance). Le choix des membres du comité de suivi de thèse détermine donc en partie la composition des rapporteurs (par la négative) et vous devez avoir cela à l’esprit.
• L’entretien a lieu en présentiel (une salle de réunion peut être réservée auprès d’Antoine Scotto) ou bien en distanciel, entre mai et octobre chaque année et dure une vingtaine de minutes. À l’issue de l’entretien, les membres du comité de suivi rédigent un compte-rendu sur un modèle que la doctorante ou le doctorant aura trouvé sur le site de l’ED et fourni préalablement aux membres. C’est à la charge de chaque doctorant d’envoyer ce rapport signé par les membres du comité de suivi à l’ED (Clélia Simon-Henry), qui le transmet ensuite au directeur de thèse et l’intègre dans votre dossier individuel de doctorat.
• Pour les doctorants en co-tutelle avec une université étrangère, la constitution ou non de ce nouveau comité de suivi dépend des termes de la convention : il se peut que vous ne deviez avoir qu’un seul comité dans l’une des universités ou bien un comité par université. Merci de vous rapprocher du secrétariat de l’ED (Antoine Scotto) si vous avez un doute.
• Enfin, en ce qui concerne le calendrier, vous devez envoyer un mail au secrétariat de l’ED (Clélia Simon-Henry) au plus tard courant mars dans lequel vous annoncez la composition de votre comité.
• L’entretien avec le comité est fixé quant à lui par vous avec les membres, selon vos disponibilités respectives.